Bộ phận mua sắm chịu trách nhiệm mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ và các nguồn lực khác của công ty. Bộ phận mua sắm là người trực tiếp chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về nhân viên thu mua là gì và yêu cầu để trở thành một nhân viên thu mua.
Nhân viên thu mua là gì?
Theo KJC, bộ phận thu mua là những người trực tiếp chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng và quản lý hàng tồn kho nguyên liệu thô của công ty đảm bảo nguyên liệu luôn trong tình trạng hoàn hảo để sản xuất và vận hành.
Để trở thành một người mua hàng, bạn cần có nhiều kỹ năng và kiến thức, cũng như được đào tạo bài bản và liên tục đào tạo lại để tích lũy kinh nghiệm và thực hiện các nhiệm vụ mang tính chuyên môn cao. Để tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo các phần sau của bài viết này.
Vai trò của nhân viên thu mua trong doanh nghiệp
- Đảm bảo nguồn cung ổn định: Vai trò quan trọng nhất của nhân viên thu mua là đảm bảo nguyên liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp đầy đủ và kịp thời cho các bộ phận sản xuất hoặc kinh doanh. Nếu nguồn cung bị gián đoạn, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro trong sản xuất, mất khách hàng hoặc giảm doanh thu.
- Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách: Nhân viên thu mua giúp doanh nghiệp đàm phán giá cả, điều kiện thanh toán và hợp đồng với nhà cung cấp để tối ưu chi phí. Việc quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Chất lượng nguyên vật liệu hay dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm chọn nhà cung cấp uy tín, kiểm tra chất lượng đầu vào và đảm bảo các tiêu chuẩn của doanh nghiệp được duy trì.
- Quản lý quan hệ với nhà cung cấp: Nhân viên thu mua cũng là người duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp nhận được ưu đãi, hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ tốt nhất. Một quan hệ tốt giúp giảm rủi ro gián đoạn nguồn cung và tăng tính linh hoạt trong kinh doanh.
Công việc của nhân viên thu mua
Lập kế hoạch thu mua
Theo tham khảo từ những người tham gia liên hệ kjc, đối với bất kỳ dự án nào, việc lập kế hoạch chi tiết trước khi thực hiện là vô cùng quan trọng. Trước bất kỳ giao dịch mua sắm nào, bộ phận mua hàng cần có kế hoạch chi tiết để đạt được kết quả tốt nhất.
Để có được kế hoạch chi tiết và cụ thể, nhân viên mua hàng phải tiếp cận được nhu cầu của các phòng ban liên quan để đảm bảo đơn hàng đúng, đủ và luôn đáp ứng kịp thời các hoạt động sản xuất của công ty.
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
Khi đã lập được kế hoạch mua hàng cụ thể, nhân viên mua hàng phải chia kế hoạch đó thành hai trường hợp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Đối với những sản phẩm đã mua nhiều lần, cần kiểm tra lại giá. Đồng thời, cần tham khảo các nhà cung cấp khác để so sánh và tìm kiếm mức giá rẻ hơn.
- Đối với sản phẩm mới, cần tìm kiếm sản phẩm đáp ứng yêu cầu chất lượng của công ty, sau đó lập danh sách các nhà cung cấp phù hợp và liên hệ để trao đổi. Cuối cùng, đàm phán để có được mức giá tốt nhất.
Hoàn tất quá trình mua hàng
Điều này bao gồm việc thực hiện các thủ tục mua hàng sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Ngoài ra, cần giám sát việc tuân thủ hợp đồng của các bên, số lượng và chất lượng hàng hóa, cũng như việc giao hàng đúng thời hạn đã cam kết, và tham gia xử lý nhanh chóng các sự cố.
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác
Ngoài các nhiệm vụ nêu trên, nhân viên mua hàng còn phải tham gia vào một số công việc liên quan khác, chẳng hạn như: duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, xử lý chứng từ mua hàng và chuyển tiếp đến các phòng ban liên quan, quản lý nhân viên hậu cần và xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh. Đề xuất các ý tưởng sáng tạo nhằm cải tiến quy trình mua hàng của công ty…
Kỹ năng và phẩm chất cần có của nhân viên mua hàng
Kỹ năng quản lý thời gian và cập nhật liên tục
Kỹ năng này được coi là quan trọng nhất, người mua phải đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn để tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty.
Luôn cập nhật thông tin khi có vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và giao hàng để phối hợp với các phòng ban liên quan điều chỉnh hoạt động sản xuất và tiếp thị một cách phù hợp nhất, cung cấp cho công ty những sản phẩm tốt với mức giá tối ưu.
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
Vì làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, người mua cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn đàm phán giá cả dễ dàng hơn và có được chính sách tốt từ nhà cung cấp.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Phần khó khăn nhất của quy trình mua hàng là tìm kiếm sự cân bằng giữa lợi ích của công ty và lợi ích của nhà cung cấp. Do đó, kỹ năng đàm phán và thuyết phục là rất cần thiết cho đội ngũ mua hàng. Những kỹ năng này cho phép họ tối ưu hóa lợi ích của công ty mà không làm mất lòng nhà cung cấp. Điều này đảm bảo sự hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp sẽ hiệu quả và bền vững.
Kỹ năng tư duy chiến lược
Với kỹ năng này, nhân viên mua hàng có thể phân tích tốt, quan sát xu hướng thị trường, nhìn nhận mọi việc một cách toàn diện và luôn chuẩn bị cho công ty mình ứng phó với thị trường biến động.
Kỹ năng phân tích và ra quyết định
Mỗi quyết định đúng đắn đều mang lại lợi ích đáng kể cho công ty. Do đó, một đội ngũ mua hàng với kỹ năng phân tích tốt sẽ cho phép họ đưa ra lựa chọn tốt nhất từ hàng ngàn nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, khi lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp, điều quan trọng là phải ưu tiên những sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp nhất với mục tiêu của công ty.
Những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ vai trò và yêu cầu của bộ phận mua hàng , cũng như mức độ chuyên nghiệp mà bạn cảm thấy mình đang có. Dưới đây là những lợi ích của bộ phận này.
Mức lương của nhân viên thu mua
Không chỉ ở Việt Nam mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có nhu cầu nhân lực ở vị trí nhân viên mua hàng rất cao, và với tính chất công việc đặc thù, công tác nhân viên mua hàng ở một số ngành nghề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của công ty.
Trong bối cảnh kinh tế biến động hiện nay, vị trí quản lý mua hàng ngày càng trở nên quan trọng. Mức lương cho vị trí này khởi điểm từ 8 triệu đồng và có thể lên tới hơn 20 triệu đồng, tùy thuộc vào quy mô công ty và năng lực của nhân viên.
Triển vọng nghề nghiệp
Nhu cầu nhân viên thu mua ngày càng tăng trong các ngành sản xuất, xây dựng, thương mại, dịch vụ và logistics. Những người có kỹ năng đàm phán, quản lý chuỗi cung ứng và am hiểu thị trường thường có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như:
- Purchasing Supervisor (Trưởng phòng thu mua)
- Purchasing Manager (Quản lý thu mua)
- Supply Chain Manager (Quản lý chuỗi cung ứng)
Triển vọng nghề nghiệp của nhân viên thu mua rộng mở và bền vững, đặc biệt với những người có kinh nghiệm thực tế và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
Nhờ nội dung bài viết này, nhiều bạn có thể đã hiểu rõ hơn về nhân viên thu mua là gì và bản chất của vị trí thu mua hàng hóa. Để có được công việc mong muốn, bạn cần không ngừng học hỏi và có lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng hữu ích về cách trở thành một quản lý mua hàng.
